Per il trattamento archivistico della documentazione fotografica xDams ha mutuato il modello dati elaborato dall’ ICCD (Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione) per la descrizione dei beni fotografici, la Scheda F. Gli specifici campi descrittivi previsti dalla scheda ministeriale – suddivisa in paragrafi articolati in campi semplici e/o campi strutturati in sottocampi – sono stati “mappati” con gli elementi descrittivi del modello dati EAD.
La scelta di EAD è motivata, in primo luogo, dalla sua flessibilità nella descrizione di “oggetti” differenti, dalla sua capacità di rispettare il “vincolo archivistico” tra le singole unità di descrizione. Questa caratteristica è particolarmente utile per trattare la documentazione fotografica poiché assicura una elevata flessibilità nella scelta dello specifico livello di descrizione della documentazione, nella possibile articolazione della banca dati in fondi, serie, raccolte.
Nel trattamento di un servizio fotografico, assimilabile al livello gerarchico dell’unità archivistica, la maschera prevede la possibilità di inserire tutte le informazioni e le riproduzioni digitali in un’unica scheda, oppure di creare una scheda “madre” con unità subordinate (unità documentarie) dove raccogliere separatamente i dati di ogni immagine appartenente al medesimo servizio.
Ad ogni scheda descrittiva può essere allegato uno o più file in digitali; tutti gli allegati vengono salvati entro una struttura di directory del “file server”, creata automaticamente dal sistema, parallela a quella dei files XML di descrizione.
Per il trattamento delle informazioni di contenuto la maschera di xDams prevede un’area di parole chiave organizzate in authority file.
La scheda OA xDams per la catalogazione delle opere d’arte prende a modello la scheda “OA” dell’ICCD (Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione) – che rappresenta, con il suo tracciato catalografico, lo strumento scientifico per il rilevamento dei dati dei beni storico-artistici – riproponendola in una versione più snella, sfrondata, cioè, di ridondanti strutturazioni e articolazioni di paragrafi e campi, e declinandola in senso proprio con voci legate ad “altri” codici, “altre” gerarchie e a descrittori tematici. La scheda OA xDams basandosi su un formato XML di conservazione dei dati è strumento versatile, duttile, “aperto” ad accogliere modifiche, arricchimenti e “personalizzazioni” per venire incontro a specifiche esigenze di catalogazione sempre nel rispetto di un’analitica e scientifica descrizione del bene e per recepire dati provenienti da vecchi database con particolari declinazioni di sezioni e campi.
La scheda OA xDams si presenta suddivisa in cinque aree descrittive – “Identificazione”, “Descrizione” (tecnico-contenutistica), “Status” (giuridico-amministrativo), “Fonti e documenti di riferimento”, “Note e compilazione” – suddivise in paragrafi strutturati in campi di diversa tipologia: campi semplici oppure articolati in sottocampi, campi ripetibili e obbligatori, campi controllati con menù a tendina di termini predefiniti, campi a testo libero e campi normalizzati legati a banche-dati parallele di authority file. La prima area è quella dell’ “Identificazione” che comprende paragrafi, con relativi campi e sottocampi, destinati ad accogliere dati e informazioni indispensabili per l’identificazione univoca dell’oggetto d’arte da quello relativo ai codici e livelli gerarchici, a quello intitolato all’inventario, a quello relativo alla definizione morfologica e tipologica dell’oggetto, a quelli intitolati rispettivamente al soggetto, alla cronologia e all’autore del bene artistico.
Carattere distintivo della scheda OA xDams è la possibilità di selezionare nel campo a tendina “livello descrittivo dell’oggetto” il livello gerarchico di descrizione dell’oggetto da quello più alto di fondo, collezione/raccolta a quello intermedio di oggetto complesso/seriale a quello più basso di opera singola/isolata sì da premettere la descrizione gerarchica di un fondo/collezione/raccolta sulla scia di un fondo documentario-archivistico composto di unità archivistiche e di unità documentarie.
Ad ogni livello di descrizione può essere, inoltre, applicata una specifica maschera di inserimento/modifica dei dati.
Con la stessa ottica è stata elaborata la scheda OAC xDams che, rispettando la griglia catalografica della scheda OAC dell’ICCD concepita come estensione della scheda OA per descrivere una materia ricca, complessa ed effimera qual’è l’arte contemporanea, la segue nell’articolata strutturazione – restringendone le “maglie larghe” laddove le si possono restringere e riaprire all’occorrenza – e nelle sezioni informative che la connotano come quella centrale e distintiva relativa ai materiali e alle tecniche extra-pittoriche e sperimentali dell’opera d’arte contemporanea.
