Per il trattamento della documentazione d’archivio xDams ha recepito, con l’adozione dei modelli dati EAD ed EAC, gli standard di descrizione ISAD(G) e ISAAR.

Le aree e i campi descrittivi previsti dalle ISAD sono:

  • l’area dell’identificazione
  • l’area delle informazioni sul contesto
  • l’area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura
  • l’area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e utilizzazione
  • l’area delle informazioni relative a documentazione collegata
  • l’area delle note
  • l’area di controllo della descrizione.

Tali campi descrittivi e le informazioni da essi veicolate sono stati tradotti con i 146 elementi che compongono la DTD EAD, la maggior parte dei quali è opzionale. Oltre agli elementi descrittivi conformi alle norme ISAD possono essere rappresentati anche quegli elementi che precedono la descrizione archivistica vera e propria, come la presentazione generale del lavoro svolto, le citazioni, le note a piè di pagina.

Lo standard ISAAR, la cui seconda edizione risale al 2004, è stato realizzato per elaborare record di autorità archivistici in grado di fornire descrizioni di entità – enti, persone e famiglie – coinvolte nella produzione e conservazione degli archivi. xDams ha adottato EAC, il modello dati compatibile con ISAAR, per la codifica elettronica in formato XML dei record di autorità archivistici.
Nel documento delle ISAAR sono presenti gli elementi per

  • identificare univocamente i soggetti produttori in un sistema di descrizione archivistica (area dell’identificazione)
  • inserire le informazioni sulla natura, il contesto e le attività dell’entità descritta (area della descrizione)
  • indicare i legami eventualmente esistenti tra le entità descritte (area delle relazioni)
  • controllare l’operazione di creazione e l’impiego dei punti di accesso nelle descrizioni (area del controllo)
  • Lo standard offre inoltre le linee guida per collegare i soggetti produttori alla documentazione d’archivio prodotta dagli stessi soggetti
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